Papier und Fax prägen auch heute noch die Arbeit vieler Pflegedienste. Zugleich wollen die meisten auf elektronische Dokumentation, Kommunikation und Abrechnung umstellen. Doch wie gelingt die Digitalisierung in der Praxis? Der Pflegedienst Zwick aus Bargteheide hat bereits umgestellt. Der Geschäftsführer Daniel Zwick lud das VAPiAR-Team zu sich ein, um seine Erfahrungen zu teilen und zu zeigen, wie die digitale Pflegeakte bei ihm im Betrieb aussieht.
 

Schritt 1: Analyse und Recherche – viel Papier!

„Vollpapier“ bedeutet, sehr viele Dokumente auf Papier vorliegen zu haben und teils an mehreren Orten vorhalten zu müssen:

• Kundenakte im Büro und beim Kunden

• Kostenvoranschlag in der Akte

• Medikationspläne in ausgedruckter Form in der Akte (Medikamente wurden teils handschriftlich ergänzt)

• Formblätter für mögliche Vorkommnisse in der Akte (Sturz, Berichteblatt, etc.)

• Maßnahmenplan mit Word erstellt und ausgedruckt in der Akte

• Wunddokumentation

• Leistungsnachweise händisch geführt in der Akte vor Ort

• Tourenbegleitzettel

• Übergabebuch im Büro

• Wochentour auf der Pinnwand im Büro

Software für die elektronische Touren- und Dienstplanung, für die elektronische Dokumentation, für die Leistungserfassung und elektronische Übergabe gibt es viele. Daniel Zwick recherchierte, welche Software in Frage kommt und entschied sich für eine umfassende Lösung mit viel Support.
 

Schritt 2: Beschaffung und Schulung – Umstellung braucht Geld und Zeit!

Die Beschaffung von Soft- und Hardware ist nicht billig, aber Daniel Zwick rät, nicht am falschen Ende zu sparen: Statt nach und nach in kleinen Schritten, Software-Module und Hardware-Komponenten hinzuzukaufen, sei es oft preiswerter, ein Gesamtpaket zu kaufen. Daher ist beim Vergleich auf die unterschiedlichen Preismodelle zu achten.

Die Umstellung bei Zwick hat 17 Monate gedauert. In diesen fast anderthalb Jahren sind die Mitarbeitenden – sowohl Pflege- wie Verwaltungskräfte – geschult worden. Die Prozesse sind nach und nach von Papier auf digital umgestellt worden.
 

Rückschau: Was lief gut und was nicht?

Einige Entscheidungen würde Daniel Zwick wieder so treffen:

• für die Umstellung insgesamt,

• für einen Software-Anbieter mit umfassenden Service,

• für die Schaffung der Stelle einer Digitalisierungsbeauftragten und

• für den regelmäßigen Austausch zu den Erfahrungen mit und zwischen den Mitarbeitenden.

Eine Sache würde er heute anders machen: Statt die Prozesse auf Papier und digital parallel laufen zu lassen, würde er heute einen klaren Schnitt machen. Bis zu einem Stichtag die Prozesse auf Papier beizubehalten und danach komplett umzustellen, hätte einige Probleme erspart. Denn wenn die Dokumentation auf zwei Medien – auf Papier und elektronisch – erfolgt, dann gibt es manches, was doch nur an einer Stelle dokumentiert ist. Der Abgleich zwischen beidem ist schwierig.
 

Ausblick: weitere Digitalisierung und Telematik

Daniel Zwick hat nicht nur die Pflegedokumentation digitalisiert, sondern dies auch zum Anlass genommen, ein digitales Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Alle Dokumente werden eingescannt und die Papierversion im Anschluss vernichtet. Die Dokumente werden auf einem speziellen (NAS-)Server gespeichert, wo sie nicht mehr bearbeitet werden können. Zudem wird zu jedem Dokument automatisch in einer weiteren Datei erfasst, wann es von wem über welche Adresse angelegt wurde. So bleibt die Echtheit der Dokumente gewahrt.

Weiter ist der Pflegedienst Zwick wie berichtet, bereits heute an die TI (Telematik-Infrastruktur) angeschlossen und ist somit vorbereitet darauf, mit Arztpraxen, Krankenhäusern, Apotheken und Sanitätshäusern nur noch über dieses gesicherte Internet fürs Medizinwesen zu kommunizieren.